Polityka prywatności serwisu LegioPilot

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fabian Grochla, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą fgCode Fabian Grochla, pod adresem ul. Leśna 1, 47-143 Sieroniowice, NIP 7561989414, rozwijający serwis LegioPilot (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@legiopilot.pl.

2. Zakres polityki

Niniejsza polityka dotyczy publicznie dostępnego serwisu legiopilot.pl, w tym formularza zapisu do newslettera oraz kontaktu e-mailowego.

Polityka nie obejmuje przyszłej aplikacji LegioPilot przeznaczonej do obsługi procesów hotelowych. Zasady przetwarzania danych w tej aplikacji, w tym podział ról pomiędzy LegioPilot a hotelem, zostaną opisane odrębnie przed jej uruchomieniem dla klientów.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z serwisu Administrator może przetwarzać:

• w związku z odwiedzinami strony: adres IP, datę i czas żądania, odwiedzony adres URL, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz dane o błędach - jeżeli są zapisywane w technicznych logach serwera lub hostingu;
• w związku z kontaktem e-mailowym: adres e-mail, imię, nazwisko, nazwę firmy, dane zawarte w stopce oraz treść wiadomości - w zakresie przekazanym dobrowolnie przez osobę kontaktującą się;
• w związku z newsletterem: adres e-mail, informację o udzieleniu lub wycofaniu zgody, datę zapisu oraz techniczne dane związane z obsługą zapisu i wysyłki, niezbędne do udokumentowania zgody i zapewnienia bezpieczeństwa usługi.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Udostępnianie, utrzymanie i zabezpieczenie serwisu - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu strony, diagnozowaniu błędów, zapobieganiu nadużyciom i zapewnieniu bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
2. Obsługa wiadomości i udzielanie odpowiedzi - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na komunikacji z osobami zainteresowanymi projektem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy wiadomość zmierza do zawarcia umowy - także w celu podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
3. Wysyłka newslettera i informacji handlowych - na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).
4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Newsletter

Zapis do newslettera jest dobrowolny. Podanie adresu e-mail i wyrażenie zgody są jednak niezbędne, aby otrzymywać wiadomości.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie:

• za pomocą linku rezygnacji znajdującego się w otrzymanej wiadomości; albo
• wysyłając wiadomość na adres kontakt@legiopilot.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Po rezygnacji adres nie będzie wykorzystywany do dalszej wysyłki newslettera. Minimalne informacje mogą pozostać na liście blokującej wysyłkę lub w dokumentacji zgód, jeżeli jest to potrzebne do uszanowania rezygnacji, wykazania zgodności z prawem albo obrony przed roszczeniami.

Do technicznej obsługi formularza, listy subskrybentów i wysyłki newslettera wykorzystywana jest usługa Brevo, świadczona przez Sendinblue SAS, działającą pod marką Brevo, z siedzibą we Francji. W tym zakresie Brevo przetwarza dane na zlecenie Administratora.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji opisanych celów:

• dostawcy hostingu oraz podmiotom zapewniającym utrzymanie i bezpieczeństwo serwisu;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• Brevo - w związku z obsługą newslettera;
• doradcom prawnym, księgowym lub innym profesjonalnym doradcom, gdy jest to niezbędne;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i jego udokumentowanych poleceń.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług mogą korzystać z podwykonawców lub infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli wiąże się to z przekazaniem danych do państwa trzeciego, odbywa się ono na podstawie mechanizmu przewidzianego w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.

Aktualne informacje dotyczące zasad przetwarzania i podwykonawców Brevo są dostępne w dokumentacji prawnej tego dostawcy.

8. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji danego celu:

• newsletter: do czasu wycofania zgody lub zakończenia newslettera, a następnie - w ograniczonym zakresie - przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działań, uszanowania rezygnacji oraz do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• korespondencja e-mailowa: do zakończenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do zabezpieczenia historii ustaleń i do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń; jeżeli kontakt doprowadzi do zawarcia umowy, dane mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami dotyczącymi dokumentacji umownej, podatkowej lub księgowej;
• logi techniczne: przez okres wynikający z ustawień hostingu i potrzeb bezpieczeństwa, a w przypadku incydentu - do czasu jego wyjaśnienia i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu wykonania praw należy napisać na adres kontakt@legiopilot.pl. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Brak adresu e-mail uniemożliwi zapis do newslettera. Niepodanie danych potrzebnych do obsługi wiadomości może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub podjęcie działań, o które prosi nadawca.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W ramach publicznej strony LegioPilot dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Administrator nie prowadzi obecnie profilowania użytkowników strony do celów reklamowych.

12. Pliki cookies i analityka

Obecnie publiczna strona LegioPilot nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie zapisuje opcjonalnych plików cookies służących do śledzenia użytkowników. Dostawca hostingu oraz infrastruktura sieciowa mogą przetwarzać techniczne dane połączenia niezbędne do wyświetlenia i zabezpieczenia strony.

Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia wykorzystujące opcjonalne pliki cookies lub podobne technologie, użytkownik otrzyma odpowiednią informację, a tam, gdzie wymaga tego prawo, możliwość wyrażenia zgody przed ich uruchomieniem. Niniejsza polityka zostanie wówczas zaktualizowana.

13. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dobrane do charakteru danych i ryzyka, w szczególności szyfrowanie połączenia z serwisem za pomocą HTTPS, ograniczenie dostępu do danych oraz korzystanie z dostawców zapewniających rozwiązania służące ochronie danych.

14. Linki zewnętrzne

Serwis może zawierać linki do stron zewnętrznych. Po przejściu na taką stronę dane są przetwarzane przez jej operatora na zasadach opisanych w jego własnej polityce prywatności. Administrator nie odpowiada za zasady prywatności stosowane przez niezależnych operatorów stron zewnętrznych.

15. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany sposobu działania serwisu, wykorzystywanych dostawców lub obowiązujących przepisów. Aktualna wersja będzie publikowana pod adresem https://legiopilot.pl/polityka-prywatnosci/ wraz z datą jej obowiązywania.